Q & R avec Dr.Luc

Luc , PhD chimiste, et son équipe reçoivent souvent des questions.  Voici les réponses aux questions les plus demandées. Si vous avez une question à poser, n’hésitez pas à nous l’envoyer.

Question : En tant que seul professionnel de la réglementation dans l’entreprise où je travaille, il m’est de plus en plus difficile de demeurer conforme suite à tous les changements à la réglementation. Y a-t-il une seule source de données qui pourrait m’aider à rester au courant?  Nous expédions nos produits dans de nombreux pays en Europe et en Asie.

Luc, PhD chimiste : Rester à l’affût des réglementations internationales est un défi auquel toutes les entreprises font face; malheureusement, il n’y a aucune source référentielle centrale en réglementation qui couvre toutes les régions où vous expédiez. En outre, les règlements fournis par les gouvernements nationaux sont généralement dans la langue de ce pays. Nous mettons à jour nos banques de données réglementaires tous les trois mois pour s’assurer que les documents que nous produisons pour nos clients répondent aux réglementations propres au pays pour toutes régions qui vous concernent.

Question : La livraison de certains de nos produits a récemment été retardée à une frontière de l’UE.  Il semble que la FDS que nous avons produite était désuète. Que dois-je faire pour que mes documents soient mis à jour?

Luc, PhD chimiste: En raison de la constante évolution du paysage réglementaire, garder vos documents conformes dans les nombreuses régions où vous expédiez est une tâche ardue. KMK a beaucoup d’options pour aider nos clients à atteindre non seulement les exigences du pays, mais aussi de réduire leurs coûts de conformité à long terme. Notre conformité à long terme (l’entretien des documents) met à jour tous les documents que nous avons créés au niveau de la substance. Cette solution assure votre conformité et vous offre une véritable tranquillité d’esprit.

Question : Nous produisons du matériel (dispositif médical) qui requiert le transport d’une petite quantité de produit liquide (des lubrifiants) avec le matériel.  On me dit que je dois produire une fiche de données de sécurité pour expédier ce produit. Est-ce vrai?

Luc, PhD chimiste : En vertu de SGH et CLP en Europe, ces types de produits sont reconnus comme des « articles », et nécessitent la documentation appropriée. Cette nouvelle réglementation est complexe car les calculs sont effectués pour les divers produits chimiques nécessaires dans cet équipement en fonction de la concentration de chaque ingrédient dans le mélange. Nos auteurs connaissent très bien cette nouvelle exigence.

Question : Nous expédions nos produits en Europe avec notre FDS américaine en anglais.  Pourquoi est-ce un problème?

Luc, PhD chimiste : Il y a plusieurs années, les autorités européennes étaient plus souples relativement à la conformité aux réglementations locales et internationales. En 2007, REACH et le SGH/CLP furent mis en œuvre en Europe, et sont désormais pris en charge par tous les organismes de réglementation et dans de nombreux pays asiatiques. Les nouveaux règlements adoptés prennent désormais en charge la directive 1272/2008 pour le SGH et la directive 453/2010 pour soutenir le format CLP (Classification, étiquetage et empaquetage).  Ceux-ci fournissent également aux autorités frontalières la possibilité d’empêcher le produit d’entrer dans le pays et même d’imposer des amendes aux entreprises qui ne respectent pas les règles ou même la langue appropriée des documents réglementés. La FDS doit être propre à chaque pays et à la langue de ce pays.

Question : Faut-il déclarer tous les ingrédients dans nos produits lors de l’expédition au Japon? Même l’eau?

Luc, PhD chimiste : Le Japon, ainsi que beaucoup d’autres pays partout dans le monde, ont adopté le système de classification du SGH. Le système régit la divulgation des ingrédients dangereux dans diverses conditions (les risques, les niveaux de risque, la concentration, l’état physique, etc.), et même si vous préférez divulguer tous vos ingrédients, nous recommandons toujours que d’abord vous divulguiez SEULEMENT ceux qui sont obligatoires en vertu de la loi. La déclaration de la concentration d’eau dans votre produit n’est pas encore obligatoire.

Question : Comment puis-je savoir si un produit peut être expédié par avion ou pas?

Luc, PhD chimiste: KMK fournit une expertise interne dans de nombreux domaines y compris le transport. KMK prend en charge l’ensemble de ses clients, en répondant à ces types de questions dans le cadre de notre accord de service. Puisque nous nous positionnons comme le prolongement de votre propre groupe de réglementation, vous pouvez toujours compter sur notre personnel pour répondre à vos questions et travailler avec votre groupe en tant que partenaires de réglementation.

Question : Quand devons-nous indiquer le CLP sur nos documents réglementés? Est-ce que le CLP devrait être ajouté à d’autres états non membres de l’UE, à savoir la Corée?

Luc PhD chimiste : CLP signifie Classification, étiquetage et emballage, et n’est valable qu’en Europe. Conformément à la directive 1272/2008 récemment adoptée et la directive 435/2010, nous DEVONS maintenant TOUJOURS utiliser le format CLP pour toutes les FDS européennes, et, depuis le 1er décembre 2010, nous devons aussi TOUJOURS indiquer la classification du SGH pour la substance de la FDS. Dans le cas de mélanges, nous conseillons à nos clients de montrer à la fois les déclarations et les symboles de risque et de sécurité (la directive sur les préparations dangereuses) AVEC le SGH afin de faciliter la transition pour leurs distributeurs, importateurs et clients, entre les deux systèmes.

Question : Les services versus les logiciels, quand devrions-nous acheter un logiciel commercial?

Luc, PhD chimiste: Le logiciel, la mise en œuvre, la gestion, le soutien et l’expertise du personnel pour générer des documents conformes constituent une solution coûteuse. Même avec les meilleurs et plus récents logiciels, les experts ayant une connaissance de la réglementation dans toutes les régions de votre chaîne de distribution doivent être en mesure de comprendre et d’interpréter les règles et les règlements qui déterminent les classifications. L’interprétation des résultats des calculs est essentielle pour éviter le coût de la non-conformité, les amendes et les retards aux frontières. KMK peut être votre expert en réglementation. Nous allons fournir une évaluation impartiale de vos besoins pour une gamme complète de produits logiciels, données, etc., en fonction de l’offre de service KMK. Contactez-nous et nous vous aiderons à prendre une décision éclairée.

Question : Pouvons-nous demander à une firme de traduction de traduire nos documents en une autre langue?

Luc, PhD chimiste : Oui, vous pouvez, MAIS vous risqueriez de ne pas être en conformité avec les normes, car la langue n’est qu’UN élément de la conformité. Il reste la classification et les déclarations complètes afin que le document soit valable dans le pays où vous expédiez ou vendez votre produit. Un exemple consisterait à traduire en allemand une fiche de données de sécurité conforme aux États-Unis afin d’expédier en Allemagne. Les États-Unis et l’Allemagne ont deux systèmes distincts pour classer les produits chimiques; les autorités allemandes vont probablement REFUSER votre envoi à la frontière jusqu’à ce que vous leur envoyiez une FDS conforme à la CLP-SGH en allemand.

Question : Nous avons beaucoup de produits; je ne vois pas comment nous pourrions nous permettre d’acheter des documents pour chacun. Plusieurs sont très similaires, parfois il n’y a que la couleur qui change. Pourquoi devrais-je acheter un document pour chaque nom de produit ?

Luc, PhD chimiste: Le coût de la conformité peut être prohibitif si vous avez de nombreux produits distribués dans plusieurs pays, ce qui peut être ponctué si les ventes d’un certain produit sont faibles. Autant que possible, nous encourageons nos clients à utiliser nos options de groupement (noms génériques ou documents dérivés) pour combiner plusieurs produits dans un seul document ou pour obtenir des documents analogues basés sur une FDS donnée principale, à un coût de production beaucoup moins élevé. Ces options réduisent considérablement le coût total de la conformité. Contactez-nous directement afin que nous vous aidions à évaluer le potentiel de réduire le coût de vos projets.

Question : Nous avons des étiquettes pré-imprimées.  Puis-je les utiliser si les règlements changent ?

Luc, PhD chimiste: Beaucoup de nos clients utilisent des étiquettes pré-imprimées; nous les fournissons avec les données (le contenu) qui doivent refléter la classification des documents  de FDS correspondants. Nous avons la capacité de fournir les données dans de nombreux formats différents, notamment XML, HTML, simple texte … et, finalement, la conversion d’un document Word compatible permettant à nos clients d’importer le contenu directement dans leur scripteur d’étiquette.

Question : Mon client en Belgique parle anglais.  Puis-je lui fournir la fiche de données de sécurité en anglais ?

Luc, PhD chimiste : Puisque la Belgique est un pays de langue française (et néerlandaise), le SGH exige que tous les documents réglementés soient produits en français de l’UE (OU en néerlandais). Cependant, nous produisons des documents dans plus de 45 langues et allons produire un document conforme à la Belgique en anglais conjointement avec le document en français pour satisfaire les exigences linguistiques de la Belgique.

Question : Nous sommes censés gérer les documents qui proviennent de nos fournisseurs. Que font les entreprises pour mettre à jour et consulter ces documents par voie électronique ?

Luc, PhD chimiste : Il existe beaucoup de solutions et de fournisseurs pour gérer à la fois vos documents entrants et sortants. Ces documents peuvent être indexés pour faciliter les recherches et la production de rapports rapides et faciles. Nous fournissons une solution intégrée qui peut répondre à vos besoins et garantit votre conformité totale à long terme. Le maintien de la conformité de tous vos documents est la solution la plus rentable afin d’abaisser le coût élevé de conformité et de réduire grandement votre exposition sur le marché. Nos solutions offrent la technologie la plus évoluée pour stocker, afficher, accéder et imprimer vos documents réglementés en vigueur.

Posez une question au Dr Luc est un service fournissant des réponses à des questions réglementaires complexes nécessitant parfois une décision éclairée. Dr Luc apportera des réponses au meuilleur de ses moyens professionnels et d’expertise. En cas d’erreur ou d’omission, Luc ou le Services de réglementation KMK ne peuvent pas être tenus responsables et n’assument aucune responsabilité.